Gestión de inventarios en el sector de salud

Si puedes proponer una solución innovadora para optimizar la gestión de inventarios en el sector hospitalario y así prevenir su obsolescencia, descubre este reto y postúlate.

Las empresas participantes de este reto pertenecen al clúster de Excelencia Clínica de Cámara de Comercio de Cali, dos de ellas prestan servicios de salud a pacientes mientras que la tercera fabrica y provee insumos médicos a diferentes entidades.

Este reto busca soluciones a la gestión de inventarios de insumos médicos ya que esto corresponde entre el 5 y 10% del gasto mensual en algunas instituciones, pero en el sector salud es difícil predecir la demanda de estos insumos, por lo que las instituciones terminan afectando su flujo de caja comprando de más y corriendo el riesgo de que se vuelvan obsoletos, o lo que es peor poniendo en riesgo la prestación de un servicio al tener desabastecimiento.

Para este reto se esperan solucionadores con experiencia en gestión de inventarios o predicción de demanda, quienes podrán ser proveedores del servicio. Se cuenta con una bolsa de máximo 7 millones de pesos que será empleada en realizar una prueba piloto en la que se validarán los principales requerimientos del reto y permitirá tomar la decisión de implementar una solución completa.

¿Cómo optimizar la gestión de inventarios en el sector hospitalario (excluidos los fármacos) para prevenir su obsolescencia?

El manejo de inventarios en el sector salud es uno de los mayores retos para la gestión financiera, ya que esto corresponde entre el 5 y 10% del gasto mensual en algunas instituciones, y las instituciones deben garantizar que cuentan con los insumos necesarios para la atención del paciente, garantizando también tener un inventario sano (no tener sobre stock o desabastecimiento).

Sin embargo, a diferencia de otros modelos de inventarios, en el sector salud se cuenta con insumos de alta rotación y de baja rotación, y dado que no puede predecirse en qué momento llegará un paciente que requiera determinado insumo, las compras deben realizarse por pronósticos que algunas veces pueden ser muy acertados pero no siempre es así, esta situación lleva a las instituciones a desarrollar modelos estadísticos para apoyar la toma de decisiones, o en muchos casos, tomar la decisión de comprar de más para garantizar la prestación del servicio, a costa de su flujo de caja y de asumir el riesgo de que el insumo vuelva obsoleto convirtiéndose en una pérdida para la institución.

Además de la difícil predicción de la demanda, otro inconveniente es el seguimiento interno de los insumos, y es que muchas veces los inventarios no están actualizados o cuando se solicita un insumo al área de almacén, no se puede hacer seguimiento de dónde está el insumo o si se usó en un paciente o no. Esto incrementa el problema de la gestión de inventarios porque agrega incertidumbre a la las existencias reales del inventario.

Actualmente la exactitud del pronóstico del inventario está entre el 60 y el 80%, un rango que es muy amplio todavía y que puede afectar la prestación de los servicios o el flujo de cada de las instituciones, además el inventario obsoleto mensual puede llegar superar los 500 millones de pesos, justamente por tomar la decisión del sobre stock, lo que también afecta el indicador de días de inventario, ya que en promedio un insumo puede pasar en inventario 62 días antes de ser consumido.

Por estas razones, las empresas participantes en este reto buscan soluciones para gestionar mejor su inventario internamente y poder mejorar sus modelos de predicción de tal forma que se puedan tomar decisiones más acertadas a la hora realizar las compras de insumos médicos. Vale la pena resaltar que en este reto se excluye el tema de medicamentos, ya que estos inventarios tienen ciertas restricciones y regulaciones que no pueden flexibilizarse.

Para el manejo de inventarios las empresas participantes han abordado diferentes soluciones

• Se realizó la migración de data de una plataforma interna al servicio de ERP, Explorando herramientas de predicción de inventarios, se instauró una política de pedidos de medicamentos y de insumos cada 15 días, se revisó de acuerdo a las patologías que se tratan institucionalmente las necesidades del servicio, se hizo una verificación de medicamentos e insumos que se tenía en inventario para darle rotación, solicitud de pedidos mediante herramienta institucional para llevar el registro (MySQL).
• Sales & Operation: ayuda a pronosticar mejor usando la estadística y planear mejor nuestra capacidad de respuesta a la demanda teniendo en cuenta nuestra capacidad instalada.
• Creación de un comité interdisciplinario que se reúne mes a mes para priorizar procesos de venta, estrategias de recuperación y otros para darle rotación al inventario de lento movimiento u obsoleto.
• Generación de inventario cíclico cada 3 meses: con el objetivo de controlar y promover la rotación de productos que se traen de forma exclusiva para una aplicación, productos de alto costo y lenta rotación.

Además, otras medidas que se han tomado para gestionar mejor los inventarios y evitar su obsolescencia son:

• Cálculo del stock optimo por referencia
• Depuración de obsoletos y el análisis de sus causas
• Parametrización y marcación del 100% de las referencias físicas
• Análisis de costo de inventario
• Evaluación de la demanda
• Definición de roles claros de los procesos y colaboradores que impactan el —control del inventario
• Orden, clasificación, segmentación de los inventarios propios y en consignación
• Generación de reportes de consumos, movimientos, saldos

Por otra parte, se han realizado esfuerzos para pronosticar la demanda y de esta forma apoyar la toma de decisiones sobre las compras, algunos de los esfuerzos son:

• Para productos de alta rotación: Se basan en históricos de último trimestre, eliminar los datos atípicos y comparar con los saldos de consumo, de esta forma se realiza un pronóstico de las compras que se deben realizar para cada insumo
• Compras por consignación: adquirir una serie de insumos por consignación y al final de un periodo se devuelve al proveedor lo que no se consumió
• Para productos de baja rotación y difícil predicción: comprar un sobre stock del insumo, el problema es que los proveedores no reciben el stock no consumido
• Compras con bastante anterioridad: para productos con una vida útil larga, se compran hasta seis meses antes o se aprovecha cuando el mercado o el dólar está bajo, para comprar y tener sobre stock.

• Actores del ecosistema (empresas, emprendimientos, academia u otros) con experiencia en gestión de inventarios con difícil predicción de demanda
• Actores del ecosistema (empresas, emprendimientos, academia u otros) con experiencia en seguimiento interno de insumos o materia prima, desde que se solicita al almacén de la empresa, hasta que llega al área que lo requiere.
• Actores del ecosistema (empresas, emprendimientos, academia u otros) con experiencia en gestión de inventarios a través de herramientas de industria 4.0 (IoT, realidad aumentada, inteligencia artificial, etc)

El solucionador seleccionado podrá ser proveedor del servicio de gestión de inventarios. Para validar que la solución si cumple con los requerimientos mínimos de las empresas, se realizará una prueba piloto que tiene una bolsa disponible de 7 millones de pesos (siete millones de pesos).

El solucionador también contará con el apoyo de las empresas dueñas de reto, acceso a información, y otros recursos que pueden ser abordados en la fase de negociación.

Además, el solucionador y las empresas dueñas de reto tendrá acceso a acompañamiento en la negociación para la implementación del piloto.

Algunas posibles soluciones para el reto podrían ser:

• Soluciones de gestión de inventarios para insumos con demanda difícil de predecir.
• Soluciones que hagan seguimiento de los insumos internamente en las empresas
• Soluciones que apoyen la toma de decisiones para compra de insumos, a través de modelos de predicción de demanda.

4 a 6 Meses (a partir de marzo 2022)

Se esperan soluciones comerciales o que ya tengan un prototipo validado en sectores con demandas y gestión de inventarios similares al sector hospitalario

Apertura frente a diferentes tipos de relacionamiento y de propiedad intelectual con el potencial Solver.

• Postulación de respuestas
• Revisión habilitante de las soluciones
• Evaluación de las propuestas presentadas
• Selección de solución(es) más interesantes para las empresas
• Firma de acuerdos y etapa de negociación y conceptualización
• Implementación de la solución.

CARACTERIZACIÓN DE LOS POTENCIALES SOLUCIONADORES A LOS RETOS CLUSTER DEL PROGRAMA DE PACTOS POR LA INNOVACIÓN DE INNOVACIÓN ABIERTA EN EL MARCO DEL CONVENIO DE COOPERACIÓN No. 80740-792-2019

1. CONTEXTO

Pactos por la Innovación es una estrategia del gobierno nacional, liderada por el Ministerio de Ciencia Tecnología e Innovación (MinCiencias), que busca articular los actores del sistema de innovación en cada región con el fin de contribuir al desarrollo económico y social de las regiones, fomentando que las organizaciones colombianas inviertan en Ciencia, Tecnología e Innovación como parte de su estrategia de crecimiento empresarial.

2. PROGRAMA DE INNOVACIÓN ABIERTA

Un programa de innovación abierta es una estrategia para conectar empresas solicitantes, interesadas en resolver desafíos que impactan su negocio, con potenciales solucionadores que, de manera libre, proponen alternativas de abordaje al problema presentado.

En esa medida es importante especificar y aclarar lo siguiente:

1. Este documento NO es una licitación.
2. El objetivo es definir y dar a conocer los aspectos mínimos requeridos para que una persona pueda ser catalogada como solucionador para encontrar la solución más relevante para las empresas solicitantes y abordar el problema más allá de aspectos formales o requisitos de forma, en el marco de desarrollo del programa.
3. Es posible que, con las soluciones recibidas, las empresas solicitantes decidan negociar sólo parte de la solución, integrar diferentes soluciones o descartar todas las alternativas.

3. DEFINICIONES

1. Solucionadores (solvers): Actores capaces de brindar respuesta a retos de innovación.
2. Empresas solicitantes (seekers): Buscadores de soluciones para retos de innovación.
3. Retos: Se refiere a los tres (3) desafíos estructurados por los clústeres de Excelencia Clínica, Macrosnacks, Energía Inteligente y Hábitat para los cuales están buscando propuestas de solución.
4. Innovación colaborativa: Proceso de innovación en el que empresas de diferentes tamaños, eslabones en una cadena de valor o sectores, deciden colaborar para combinar su conocimiento y experiencia en aras de generar nuevo valor a través de productos, estrategias, servicios y procesos.
5. Cluster: Conjunto suficientemente denso de firmas en industrias complementarias, que operan en una región y atienden un mercado específico.
6. Iniciativas cluster: Colaboraciones coordinadas que realizan distintos agentes en una región (firmas, gobierno local, gobierno regional, gobierno nacional, universidades, gremios, etc.) para impulsar la competitividad de un conjunto.
7. Ministerio de Ciencia Tecnología e Innovación (Minciencias): es el organismo del Gobierno Nacional para la gestión de la administración pública, rector del sector y del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (SNCTI), encargado de formular, orientar, dirigir, coordinar, ejecutar, implementar y controlar la política del Estado en esta materia, teniendo concordancia con los planes y programas de desarrollo, de acuerdo con la Ley de su creación.

4. OBJETIVO

Este programa de Innovación Abierta se enmarca dentro de la estrategia Pactos por la innovación, y busca contribuir a la creación de una red de colaboración con potenciales aliados para resolver retos de innovación, para 4 sectores de Cali, en los clústeres de Excelencia Clínica, Macrosnacks, Belleza y Energía Inteligente.

5. ¿QUIÉNES PUEDEN SER SOLUCIONADORES?

• Personas jurídicas legalmente constituidas en Colombia.
• Empresas del extranjero en la medida que tengan una empresa o sucursal legalmente constituida en Colombia.

6. PROCESO DE INSCRIPCIÓN

1. Ingresar a https://survey.alchemer.com/s3/6739014/Formulario-de-inscripci-n-posibles-solucionadores-para-retos-individuales-Pactos-por-la-Innovaci-n dirigirse a la sección de retos y seleccionar al que se va a aplicar.
2. Para leer los retos dar click en el botón “ver más” de cada reto.
3. Registrarse en el formulario de inscripción que aparecerá al dar click en “Formulario de inscripción”, enfocándose a presentar, de la manera más clara posible, su propuesta de solución al reto. En este mismo deberá enlazar un video explicativo de la solución de máximo 3 minutos.
4. Adjuntar en un sólo archivo (PDF), el RUT y el certificado de existencia y representación legal.
5. Adjuntar cualquier información adicional que considere relevante para que su propuesta pueda ser analizada.

7. PROCESO DE EVALUACIÓN

Las propuestas que cumplan con los requisitos mínimos de participación establecidos por la Cámara de Comercio de Cali, MinCiencias e Inventta, serán evaluadas por un Comité conformado por las empresas dueñas del reto, quienes, siguiendo los criterios determinados para cada uno, seleccionarán máximo dos (2) propuestas que se adapten mejor a los intereses de estas.

La(s) propuesta(s) seleccionada(s), pasará(n) a una fase de pitch y a una fase posterior de interacción con las empresas dueñas del reto, donde se negociará la implementación de una prueba piloto que permita validar el cumplimiento de los requerimientos mínimos.

8. CRONOGRAMA Y PROCESO DE SELECCIÓN

Los potenciales solucionadores tendrán hasta la fecha máxima prevista en el cronograma para postular sus soluciones. El programa se reserva el derecho, en caso de requerirlo, de ampliar esta fecha. Las soluciones recibidas pasarán por diferentes filtros, al final un grupo de soluciones será evaluado por un comité compuesto por expertos de las empresas solicitantes, quienes determinarán la o las soluciones de mayor interés para escucharlas a través de un pitch y un espacio de preguntas.

Los organizadores se comunicarán en el debido momento con los seleccionados para darles los lineamientos del pitch e informarán a los no seleccionados la finalización del proceso. Durante la evaluación, las empresas solicitantes podrán pedir aclaraciones a las propuestas recibidas.

Como cierre del proceso de evaluación, se realizará un evento de presentación de pitch en el que se espera seleccionar la o las propuestas con las cuales las empresas solicitantes están interesadas en avanzar en una negociación.

A continuación, se presenta el cronograma:

9. CONTRAPRESTACIÓN PARA SOLUCIONADORES SELECCIONADOS

Para cada reto, las empresas solicitantes han determinado diferentes contraprestaciones posibles (sujetas a la negociación con la o las alternativas seleccionadas), dentro de las opciones, sin limitarse a estas, se destacan:

• El solucionador seleccionado podrá convertirse en el proveedor de la solución para las empresas participantes.
• Si la solución seleccionada aún no está terminada, las empresas tienen la posibilidad de invertir recursos para terminar y validar el desarrollo. El nivel de inversión y los términos de negociación de derechos es específica para cada reto (consultar cada reto de acuerdo al sector en la siguiente página https://www.ccc.org.co/programas-y-servicios-empresariales/herramientas-para-la-innovacion/pactos-por-la-innovacion/ se desarrolla durante la fase de negociación).

10.TÉRMINOS DE PARTICIPACIÓN

La participación es totalmente voluntaria, no vinculante, no confidencial, gratuita y sin compromiso de contraprestación alguna por parte de los organizadores (Cámara de Comercio de Cali, el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación e Inventta). No es parte de ningún proceso de contratación o licitación y la participación, no influirá de ninguna manera en cualquier solicitud actual o posterior hecha por un participante a los organizadores o las empresas participantes.

Los organizadores se reservan el derecho de comprobar la validez de la información de registro presentada por un participante en cualquier etapa de la participación. Los organizadores también se reservan el derecho de rechazar la participación, o de descartar, en cualquier momento a los participantes que hayan presentado información incorrecta o engañosa, esta decisión será informada a los involucrados.

Con su registro, los participantes confirman que han leído este documento, y aceptan todas y cada una de las decisiones tomadas por parte de los organizadores.

11.CONFIDENCIALIDAD

Toda la información relacionada con las propuestas de solución que los participantes registren y suministren durante las fases de POSTULACIÓN y EVALUACIÓN, NO tendrá el carácter de confidencial. Se pide a los potenciales solucionadores abstenerse de incluir en su postulación o demás actividades del proceso, información considerada sensible o confidencial. La información solo será de conocimiento de las empresas dueñas del reto, los organizadores y el operador.

En este sentido, los participantes son responsables de la información que incluyen dentro de las propuestas y de omitir los aspectos que estimen confidenciales.

No se darán otros usos, diferentes a los definidos y establecidos en este documento y los relacionados con el desarrollo del programa, a la información que reciban de los solucionadores.

Con las soluciones que sean seleccionadas para iniciar negociaciones, se firmarán acuerdos de confidencialidad bilaterales que le permitan a las partes ahondar en la información que requieran en fases posteriores.

12.PROPIEDAD INTELECTUAL

Con la inscripción se entiende que el posible solucionador manifiesta bajo la gravedad del juramento que la propuesta que presenta es original, de su autoría, ostenta la titularidad o autorización de uso de la misma y que no contiene utilizaciones de propiedad intelectual u obras, negocios, proyectos o documentos protegidos, en exceso de los límites autorizados por la ley o en contravención a derechos de terceros. La propuesta de solución postulada no infringe, viola o usurpa ningún derecho de propiedad intelectual o de cualquier otro tipo de terceros.

En caso de que la propuesta de solución se haya desarrollado por medio de un convenio, beca, alianza o apoyo institucional, dicha información se debe suministrar al momento de la postulación.

En caso de presentarse cualquier reclamación o acción por parte de un tercero en cuanto a los derechos derivados de las propuestas de solución que se presenten, los postulantes de soluciones asumirán toda la responsabilidad, para los efectos los organizadores actúan como un tercero de buena fe.

Los postulantes de soluciones son responsables de haber tomado todas las medidas necesarias para proteger su información. Ni la Cámara de Comercio de Cali, ni el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación, ni Inventta en ningún momento serán responsables por la violación que hagan terceros a la propiedad intelectual de los participantes.

Los postulantes de soluciones responderán por cualquier reclamo que se llegase a presentar en cuanto a secretos empresariales, propiedad industrial o derecho de autor, exonerando a los organizadores y empresas solicitantes de cualquier responsabilidad por tal hecho. De igual manera, los participantes serán responsables ante cualquier reclamación que pueda surgir por el uso ilegal de derechos de propiedad intelectual o la revelación de secretos empresariales, dentro del normal transcurrir del programa.

La Cámara de Comercio de Cali y/o el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación y/o Inventta pueden filmar, fotografiar y / o realizar otras formas de registro de los postulantes y sus propuestas de solución con el fin de publicarlos para fines relacionados con el programa. Los derechos de autor sobre estos registros corresponderán a la Cámara de Comercio de Cali y/o el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación y/o Inventta. Los organizadores no tendrán ninguna obligación de reconocer a los participantes derechos de imagen por cualquier material de comunicación.

Con las soluciones seleccionadas para iniciar negociaciones se discutirá en ese momento las alternativas para el manejo de la propiedad intelectual desarrollada previamente y la nueva propiedad intelectual que se pudiese desarrollar en un eventual trabajo conjunto.

13.TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Con la inscripción los potenciales solucionadores garantizarán que todos y cada uno de los miembros de su equipo autorizan a la Cámara de Comercio de Cali para utilizar la información suministrada para cualquiera de las siguientes finalidades: 1) Ser incluidos y almacenados en las bases de datos de la Cámara de Comercio de Cali con el fin de enviar invitaciones sobre los eventos, programas, cursos o seminarios que realiza la Cámara de Comercio Cali a través de cualquiera de sus unidades de negocio, para adelantar las inscripciones y preinscripciones en los eventos, seminarios y cursos, entre otros. 2) Generar estadísticas, informes o estudios que se puedan llevar a cabo por las distintas unidades de negocio de la Cámara de Comercio de Cali. 3) Adelantar y llevar a cabo programas y actividades relacionadas con las funciones camerales de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio en su artículo 86, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.38.1.4 y demás normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan, con los datos aquí suministrados. 4) La transferencia y/o transmisión de mis datos a terceros con los cuales la Cámara de Comercio de Cali tenga alianzas o acuerdos para el desarrollo de sus funciones camerales de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio en su artículo 86, el Decreto Único

Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.38.1.4. 4. 5, quienes podrán realizar el tratamiento para cumplir funciones relacionadas con sus actividades principales, entre ellas, la promoción y/o publicidad de sus productos y/o servicios. 5) Realizar la captura de datos biométricos (datos sensibles) a través de registros fotográficos, de voz o de video para su posterior uso con fines comerciales y de publicidad a través de cualquier canal de comunicación. Para lo anterior, la Cámara de Comercio de Cali utilizará algunos medios de comunicación como la vía electrónica y telefónica como canal de comunicación. La Cámara de Comercio de Cali informa a los titulares de datos de carácter personal, que podrán ejercitar los derechos de acceso, rectificación, supresión, prueba de autorización y oposición en cualquier momento, dirigiendo su queja o reclamo a los canales de comunicación habilitados para el efecto de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos

Personales de la Cámara de Comercio de Cali vigente o a la dirección: Calle 8 # 3-14 Edificio Cámara de Comercio (Cali – Valle – Colombia), indicando sus datos completos. Para conocer el documento donde se encuentra la Política en mención, pueden ingresar al siguiente enlace http://www.ccc.org.co/politica-datos.

14.LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD

La Cámara de Comercio de Cali, el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación e Inventta no son responsables de inscripciones tardías, inconsistentes, incompletas, no válidas, falsas o en desacuerdo con lo dispuesto en este documento. No se responsabilizan por información incorrecta o imprecisa o error técnico o humano que pueda ocurrir durante el proceso de inscripción, incluyendo los errores resultantes de la capacidad de este para hacer o completar su registro. No se responsabilizan de cualquier error, omisión, interrupción, defecto, demora en la operación o transmisión, fallas o problemas técnicos con cualquier red o líneas telefónicas, sistemas en línea, servidores, proveedores, equipamientos, software, cuentas de correo, browsers (navegadores), o por causa de problemas técnicos o congestión. No son responsables de cualquier daño personal, moral, material o de otro tipo naturaleza que los participantes pueden sufrir, o cualquier otro tipo de daño relacionado ya sea que resulte o no de la participación o descarga de material relacionado con esta postulación.

La sola inscripción constituye la aceptación por parte de los participantes, de todos los términos contenidos en el presente documento, así como de todas sus modificaciones futuras. Por lo anterior, los participantes se obligan a consultar periódicamente y durante la vigencia del mismo, la página web en la cual quedará publicado estos este documento y las adendas o modificaciones que se efectúen.

La Cámara de Comercio de Cali, el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación e Inventta podrán, a su arbitrio y en cualquier momento, modificar lo dispuesto en este documento y los demás relacionados con el programa. Igualmente, podrán suspender de manera temporal o definitiva el proceso de inscripción, evaluación/o selección de soluciones, para lo cual notificarán a los participantes de los cambios, a través del mismo medio en que dieron a conocer estos términos.

La información que los participantes compartan no constituye una oferta comercial y no implica ninguna obligación para los organizadores o las empresas de aceptar y de desarrollar alguna o todas las propuestas recibidas.

Los organizadores no serán responsables por cualquier pérdida indirecta, económica o consecuente o por cualquier pérdida de beneficios, pérdida de negocio, pérdida de contratos, pérdida de uso o pérdida de reputación de los participantes.

15.PREGUNTAS FRECUENTES

¿Pueden presentar más de una solución a cada reto?

Sí, si el postulante tiene diferentes soluciones para el mismo reto, puede registrarlas de forma individual o en una misma propuesta, de acuerdo con lo que en su criterio sea la mejor opción para dar solución al reto.

¿Pueden presentar soluciones a todos los retos?

Sí, un mismo postulante puede presentar soluciones a diferentes retos.

¿Qué se debe hacer si se carga una solución y se quiere cargar una versión actualizada?

Si el postulante quiere actualizar una solución que ya ha cargado, debe volver a registrarse en el formulario de inscripción y en la descripción de la propuesta debe aclarar que la nueva versión actualiza la versión anterior.

En este caso, se evaluará la versión que tenga fecha y hora de cargue más reciente.

¿Quién es propietario del documento de propuesta que se presente?

El propietario del documento de propuesta es el postulante, sin embargo, se recuerda NO incluir información considerada sensible o confidencial.