Automatización del proceso de ruteo y rastreo de la mercancia

Esta empresa Colombiana asociada a la Cámara de Comercio de Cali, ofrece servicios de transporte de carga a nivel nacional, administración, logística y manejo de mercancías. La compañía está orientada a la integración de la cadena logística de manera eficiente y ágil, cuenta con más de 8 años de experiencia en el sector, conectando proveedores con clientes, movilizando un volumen de mercancía de entre 30.000 y 40.000 unidades al mes. Actualmente la empresa tiene operación en 4 ciudades principales que son: Bogotá, Cali, Barranquilla y Medellín, junto con sus corregimientos y municipios aledaños.

En este momento la empresa está proyectando ampliar su operación a los 32 departamentos a nivel nacional, para ello requiere automatizar los procesos de ruteo y de rastreo de mercancía con el propósito de ser más costo eficientes, disminuir los reprocesos y optimizar el tiempo de ejecución de su actividad.

Por tal motivo la empresa espera encontrar una solución tecnológica que resuelva estas necesidades y así ofrecer un mejor servicio al cliente y le permita crecer en el mercado, para esto está dispuesta a invertir ocho millones de pesos ($8.000.000.oo) COPS, la posibilidad de convertirse en proveedor del producto o servicio, recomendación con empresas aliadas y posiblemente inversión como accionista de la solución (venture capital).

¿Cómo automatizamos los procesos de ruteo y rastreo de la mercancía terrestre para que el cliente final conozca en tiempo real el estado de su mercancía?

Dado el volumen de mercancía que se está movilizando, es insuficiente la capacidad de respuesta para responder a los requerimientos de los clientes en tiempo real. Actualmente la empresa tiene dos necesidades: 1. Automatizar el proceso de ruteo, el cual consiste en identificar la mejor ruta terrestre para entregar la mercancía y 2. Automatizar el proceso de rastreo de la mercancía a nivel nacional, el cual consiste en brindarle al cliente final toda la información desde el momento que deja la mercancía en las instalaciones de la empresa hasta el momento de la entrega en el destino final, ambos unidos con la necesidad que el proyecto sea costo eficiente.

La empresa en 2015 adquirió el software Silogtran (es un software en la nube para la gestión y control de empresas de Transporte de Carga) para lograr la trazabilidad de la carga. Antes del uso de este software todo el recibo, despacho, atención al cliente, facturación y liquidación se manejaba por medio de archivos planos, por tal motivo todo el proceso tomaba más tiempo; dado esto, se ve la necesidad de optimizar dichos procesos y se empieza a implementar Silogtran, el cual, ha estado en constante desarrollo para suplir nuestras necesidades.

Una vez se realiza la implementación de silogtran cada uno de los procesos mencionados han sido optimizados y ayudan significativamente a la empresa, tanto en la parte operativa como en la administrativa; con esto se tiene acceso a la información completa de un pedido, trazabilidad casi en tiempo real, para poder transmitir al cliente dichos estados e informes para poder facturar y liquidar. Así mismo, permite la parametrización de vehículos, terceros y control de los mismos. Esto mejora significativamente el tema de atención al cliente pero teniendo en cuenta que podemos mejorar dicho proceso.

El proceso de recibo de mercancía se hace por medio de un archivo plano el cual se parametriza y se sube al sistema Silogtran, una vez todo esté cargado correctamente se procede a la creación de los manifiestos de despacho, que con la ayuda de un lector de código de barras se hace la lectura de los múltiples pedidos que saldrán a distribución. En cuanto el conductor (contratado por medio de tercerización) vuelva de ruta, se deben legalizar los pedidos entregados y los que tuvieron novedad de no entrega; esto se hace por medio de un proceso llamado cumplido manifiesto dentro del sistema Silogtran. Todo este procedimiento se hace diariamente en los diferentes CEDI y poblaciones aliadas.

Actualmente, para que el usuario final pueda ver la trazabilidad de un pedido se dispone de una herramienta de consulta de pedido por medio del número de guía, en donde se puede ver los diferentes estados o movimientos que ha tenido el pedido, de igual manera una vez esté entregado el pedido, éste podrá ver la prueba de entrega, dicha prueba de entrega no es en tiempo real, ya que al finalizar el día el equipo operativo escanea las pruebas de entrega y se cargan al sistema.

Cabe mencionar, que actualmente se está desarrollando un proceso de poder implementar un método de enrutador automático de rutas en donde se han realizado pruebas con diferente software como Pibox, el cual no se adecuaba totalmente a las necesidades de la empresa, esto para evitar el reproceso que cada conductor deba de hacer el registro diariamente antes de salir a ruta.

Actores del ecosistema (personas naturales o jurídicas legalmente constituidas en Colombia) con soluciones probadas en ambientes reales, preferiblemente con casos de éxito en Colombia.

Lo que se desea obtener es un software que abarque todos los procesos mencionados y optimizar la atención al cliente en donde la trazabilidad de un pedido sea en tiempo real, el usuario pueda visualizar remotamente su pedido y una vez se encuentre entregado disponga de la prueba de entrega visual (Guía escaneada y firmada); así mismo, se espera facturar y liquidar en el mismo sistema realizando una integración con el software contable de la empresa.

• Recursos financieros (8’000.000) para prueba piloto
• Convertirse en proveedor del producto o servicio
• Recursos de la empresa (Información, tiempo de personas, equipos, etc)

El solucionador deberá proporcionar una solución que permita a través de una herramienta tecnológica automatizar el proceso de ruteo, es decir realizar la planeación de las rutas de cada uno de los vehículos de la empresa. Adicionalmente podría ser el canal por el cual los usuarios realicen en tiempo real el rastreo de la mercancía a nivel nacional.

Algunas de las posibles soluciones a este reto pueden ser:

• Alquiler de herramientas (SaaS)
• Esquemas de comercialización para otras empresas
• otros

4 a 6 Meses (a partir de febrero 2022)

Se esperan soluciones que ya hayan sido probadas al menos en 1 empresa Colombiana

Apertura frente a diferentes tipos de relacionamiento y de propiedad intelectual con el potencial Solver.

• Postulación de respuestas
• Revisión habilitante de las soluciones
• Evaluación de las propuestas presentadas
• Selección de solución(es) más interesantes para las empresas
• Firma de acuerdos y etapa de negociación y conceptualización
• Implementación de la solución.

CARACTERIZACIÓN DE LOS POTENCIALES SOLUCIONADORES A LOS RETOS INDIVIDUALES DEL PROGRAMA DE PACTOS POR LA INNOVACIÓN DE INNOVACIÓN ABIERTA EN EL MARCO DEL CONVENIO DE COOPERACIÓN No. 80740-792-2019

1. CONTEXTO

Pactos por la Innovación es una estrategia del gobierno nacional, liderada por el Ministerio de Ciencia Tecnología e Innovación (MinCiencias), que busca articular los actores del sistema de innovación en cada región con el fin de contribuir al desarrollo económico y social de las regiones, fomentando que las organizaciones colombianas inviertan en Ciencia, Tecnología e Innovación como parte de su estrategia de crecimiento empresarial.

2. PROGRAMA DE INNOVACIÓN ABIERTA

Un programa de innovación abierta es una estrategia para conectar empresas solicitantes, interesadas en resolver desafíos que impactan su negocio, con potenciales solucionadores que, de manera libre, proponen alternativas de abordaje al problema presentado.

En esa medida es importante especificar y aclarar lo siguiente:

1. Este documento NO es una licitación.
2. El objetivo es definir y dar a conocer los aspectos mínimos requeridos para que una persona pueda ser catalogada como solucionador para encontrar la solución más relevante para las empresas solicitantes y abordar el problema más allá de aspectos formales o requisitos de forma, en el marco de desarrollo del programa.
3. Es posible que, con las soluciones recibidas, las empresas solicitantes decidan negociar sólo parte de la solución, integrar diferentes soluciones o descartar todas las alternativas.

3. DEFINICIONES

1. Solucionadores (solvers): Actores capaces de brindar respuesta a retos de innovación.
2. Empresas solicitantes (seekers): Buscadores de soluciones para retos de innovación.
3. Retos: Se refiere a los siete (7) desafíos estructurados por las empresas participantes de Pactos por la Innovación, para los cuales están buscando propuestas de solución.
4. Innovación colaborativa: Proceso de innovación en el que empresas de diferentes tamaños, eslabones en una cadena de valor o sectores, deciden colaborar para combinar su conocimiento y experiencia en aras de generar nuevo valor a través de productos, estrategias, servicios y procesos.
5. Cluster: Conjunto suficientemente denso de firmas en industrias complementarias, que operan en una región y atienden un mercado específico.
6. Iniciativas cluster: Colaboraciones coordinadas que realizan distintos agentes en una región (firmas, gobierno local, gobierno regional, gobierno nacional, universidades, gremios, etc.) para impulsar la competitividad de un conjunto.
7. Ministerio de Ciencia Tecnología e Innovación (Minciencias): es el organismo del Gobierno Nacional para la gestión de la administración pública, rector del sector y del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (SNCTI), encargado de formular, orientar, dirigir, coordinar, ejecutar, implementar y controlar la política del Estado en esta materia, teniendo concordancia con los planes y programas de desarrollo, de acuerdo con la Ley de su creación.

4. OBJETIVO

Este programa de Innovación Abierta se enmarca dentro de la estrategia Pactos por la innovación, y busca contribuir a la creación de una red de colaboración con potenciales aliados para resolver retos de innovación, para diferentes sectores de Cali, para empresas que pertenecen a los cluster de Hábitat Urbano, Macrosnacks, Belleza y Energía Inteligente.

5. ¿QUIÉNES PUEDEN SER SOLUCIONADORES?

• Personas jurídicas legalmente constituidas en Colombia.
• Empresas del extranjero en la medida que tengan una empresa o sucursal legalmente constituida en Colombia.

6. PROCESO DE INSCRIPCIÓN

1. Ingresar a https://survey.alchemer.com/s3/6739014/Formulario-de-inscripci-n-posibles-solucionadores-para-retos-individuales-Pactos-por-la-Innovaci-n dirigirse a la sección de retos y seleccionar al que se va a aplicar.
2. Para leer los retos dar click en el botón “ver más” de cada reto.
3. Registrarse en el formulario de inscripción que aparecerá al dar click en “Formulario de inscripción”, enfocándose a presentar, de la manera más clara posible, su propuesta de solución al reto. En este mismo deberá enlazar un video explicativo de la solución de máximo 3 minutos.
4. Adjuntar en un sólo archivo (PDF), el RUT y el certificado de existencia y representación legal.
5. Adjuntar cualquier información adicional que considere relevante para que su propuesta pueda ser analizada.

7. PROCESO DE EVALUACIÓN

Las propuestas que cumplan con los requisitos mínimos de participación establecidos por la Cámara de Comercio de Cali, MinCiencias e Inventta, serán evaluadas por un Comité conformado por las empresas dueñas del reto, quienes, siguiendo los criterios determinados para cada uno, seleccionarán máximo dos (2) propuestas que se adapten mejor a los intereses de estas.

La(s) propuesta(s) seleccionada(s), pasará(n) a una fase de pitch y a una fase posterior de interacción con las empresas dueñas del reto, donde se negociará la implementación de una prueba piloto que permita validar el cumplimiento de los requerimientos mínimos.

8. CRONOGRAMA Y PROCESO DE SELECCIÓN

Los potenciales solucionadores tendrán hasta la fecha máxima prevista en el cronograma para postular sus soluciones. El programa se reserva el derecho, en caso de requerirlo, de ampliar esta fecha. Las soluciones recibidas pasarán por diferentes filtros, al final un grupo de soluciones será evaluado por un comité compuesto por expertos de las empresas solicitantes, quienes determinarán la o las soluciones de mayor interés para escucharlas a través de un pitch y un espacio de preguntas.

Los organizadores se comunicarán en el debido momento con los seleccionados para darles los lineamientos del pitch e informarán a los no seleccionados la finalización del proceso. Durante la evaluación, las empresas solicitantes podrán pedir aclaraciones a las propuestas recibidas.

Como cierre del proceso de evaluación, se realizará un evento de presentación de pitch en el que se espera seleccionar la o las propuestas con las cuales las empresas solicitantes están interesadas en avanzar en una negociación.

A continuación, se presenta el cronograma:

9. CONTRAPRESTACIÓN PARA SOLUCIONADORES SELECCIONADOS

Para cada reto, las empresas solicitantes han determinado diferentes contraprestaciones posibles (sujetas a la negociación con la o las alternativas seleccionadas), dentro de las opciones, sin limitarse a estas, se destacan:

• El solucionador seleccionado podrá convertirse en el proveedor de la solución para las empresas participantes.
• Si la solución seleccionada aún no está terminada, las empresas tienen la posibilidad de invertir recursos para terminar y validar el desarrollo. El nivel de inversión y los términos de negociación de derechos es específica para cada reto (consultar cada reto de acuerdo al sector en la siguiente página https://www.ccc.org.co/programas-y-servicios-empresariales/herramientas-para-la-innovacion/pactos-por-la-innovacion/ se desarrolla durante la fase de negociación).

10.TÉRMINOS DE PARTICIPACIÓN

La participación es totalmente voluntaria, no vinculante, no confidencial, gratuita y sin compromiso de contraprestación alguna por parte de los organizadores (Cámara de Comercio de Cali, el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación e Inventta). No es parte de ningún proceso de contratación o licitación y la participación, no influirá de ninguna manera en cualquier solicitud actual o posterior hecha por un participante a los organizadores o las empresas participantes.

Los organizadores se reservan el derecho de comprobar la validez de la información de registro presentada por un participante en cualquier etapa de la participación. Los organizadores también se reservan el derecho de rechazar la participación, o de descartar, en cualquier momento a los participantes que hayan presentado información incorrecta o engañosa, esta decisión será informada a los involucrados.

Con su registro, los participantes confirman que han leído este documento, y aceptan todas y cada una de las decisiones tomadas por parte de los organizadores.

11.CONFIDENCIALIDAD

Toda la información relacionada con las propuestas de solución que los participantes registren y suministren durante las fases de POSTULACIÓN y EVALUACIÓN, NO tendrá el carácter de confidencial. Se pide a los potenciales solucionadores abstenerse de incluir en su postulación o demás actividades del proceso, información considerada sensible o confidencial. La información solo será de conocimiento de las empresas dueñas del reto, los organizadores y el operador.

En este sentido, los participantes son responsables de la información que incluyen dentro de las propuestas y de omitir los aspectos que estimen confidenciales.

No se darán otros usos, diferentes a los definidos y establecidos en este documento y los relacionados con el desarrollo del programa, a la información que reciban de los solucionadores.

Con las soluciones que sean seleccionadas para iniciar negociaciones, se firmarán acuerdos de confidencialidad bilaterales que le permitan a las partes ahondar en la información que requieran en fases posteriores.

12.PROPIEDAD INTELECTUAL

Con la inscripción se entiende que el posible solucionador manifiesta bajo la gravedad del juramento que la propuesta que presenta es original, de su autoría, ostenta la titularidad o autorización de uso de la misma y que no contiene utilizaciones de propiedad intelectual u obras, negocios, proyectos o documentos protegidos, en exceso de los límites autorizados por la ley o en contravención a derechos de terceros. La propuesta de solución postulada no infringe, viola o usurpa ningún derecho de propiedad intelectual o de cualquier otro tipo de terceros.

En caso de que la propuesta de solución se haya desarrollado por medio de un convenio, beca, alianza o apoyo institucional, dicha información se debe suministrar al momento de la postulación.

En caso de presentarse cualquier reclamación o acción por parte de un tercero en cuanto a los derechos derivados de las propuestas de solución que se presenten, los postulantes de soluciones asumirán toda la responsabilidad, para los efectos los organizadores actúan como un tercero de buena fe.

Los postulantes de soluciones son responsables de haber tomado todas las medidas necesarias para proteger su información. Ni la Cámara de Comercio de Cali, ni el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación, ni Inventta en ningún momento serán responsables por la violación que hagan terceros a la propiedad intelectual de los participantes.

Los postulantes de soluciones responderán por cualquier reclamo que se llegase a presentar en cuanto a secretos empresariales, propiedad industrial o derecho de autor, exonerando a los organizadores y empresas solicitantes de cualquier responsabilidad por tal hecho. De igual manera, los participantes serán responsables ante cualquier reclamación que pueda surgir por el uso ilegal de derechos de propiedad intelectual o la revelación de secretos empresariales, dentro del normal transcurrir del programa.

La Cámara de Comercio de Cali y/o el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación y/o Inventta pueden filmar, fotografiar y / o realizar otras formas de registro de los postulantes y sus propuestas de solución con el fin de publicarlos para fines relacionados con el programa. Los derechos de autor sobre estos registros corresponderán a la Cámara de Comercio de Cali y/o el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación y/o Inventta. Los organizadores no tendrán ninguna obligación de reconocer a los participantes derechos de imagen por cualquier material de comunicación.

Con las soluciones seleccionadas para iniciar negociaciones se discutirá en ese momento las alternativas para el manejo de la propiedad intelectual desarrollada previamente y la nueva propiedad intelectual que se pudiese desarrollar en un eventual trabajo conjunto.

13.TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Con la inscripción los potenciales solucionadores garantizarán que todos y cada uno de los miembros de su equipo autorizan a la Cámara de Comercio de Cali para utilizar la información suministrada para cualquiera de las siguientes finalidades: 1) Ser incluidos y almacenados en las bases de datos de la Cámara de Comercio de Cali con el fin de enviar invitaciones sobre los eventos, programas, cursos o seminarios que realiza la Cámara de Comercio Cali a través de cualquiera de sus unidades de negocio, para adelantar las inscripciones y preinscripciones en los eventos, seminarios y cursos, entre otros. 2) Generar estadísticas, informes o estudios que se puedan llevar a cabo por las distintas unidades de negocio de la Cámara de Comercio de Cali. 3) Adelantar y llevar a cabo programas y actividades relacionadas con las funciones camerales de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio en su artículo 86, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.38.1.4 y demás normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan, con los datos aquí suministrados. 4) La transferencia y/o transmisión de mis datos a terceros con los cuales la Cámara de Comercio de Cali tenga alianzas o acuerdos para el desarrollo de sus funciones camerales de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio en su artículo 86, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.38.1.4. 4. 5, quienes podrán realizar el tratamiento para cumplir funciones relacionadas con sus actividades principales, entre ellas, la promoción y/o publicidad de sus productos y/o servicios. 5) Realizar la captura de datos biométricos (datos sensibles) a través de registros fotográficos, de voz o de video para su posterior uso con fines comerciales y de publicidad a través de cualquier canal de comunicación. Para lo anterior, la Cámara de Comercio de Cali utilizará algunos medios de comunicación como la vía electrónica y telefónica como canal de comunicación. La Cámara de Comercio de Cali informa a los titulares de datos de carácter personal, que podrán ejercitar los derechos de acceso, rectificación, supresión, prueba de autorización y oposición en cualquier momento, dirigiendo su queja o reclamo a los canales de comunicación habilitados para el efecto de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos

Personales de la Cámara de Comercio de Cali vigente o a la dirección: Calle 8 # 3-14 Edificio Cámara de Comercio (Cali – Valle – Colombia), indicando sus datos completos. Para conocer el documento donde se encuentra la Política en mención, pueden ingresar al siguiente enlace http://www.ccc.org.co/politica-datos.

14.LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD

La Cámara de Comercio de Cali, el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación e Inventta no son responsables de inscripciones tardías, inconsistentes, incompletas, no válidas, falsas o en desacuerdo con lo dispuesto en este documento. No se responsabilizan por información incorrecta o imprecisa o error técnico o humano que pueda ocurrir durante el proceso de inscripción, incluyendo los errores resultantes de la capacidad de este para hacer o completar su registro. No se responsabilizan de cualquier error, omisión, interrupción, defecto, demora en la operación o transmisión, fallas o problemas técnicos con cualquier red o líneas telefónicas, sistemas en línea, servidores, proveedores, equipamientos, software, cuentas de correo, browsers (navegadores), o por causa de problemas técnicos o congestión. No son responsables de cualquier daño personal, moral, material o de otro tipo naturaleza que los participantes pueden sufrir, o cualquier otro tipo de daño relacionado ya sea que resulte o no de la participación o descarga de material relacionado con esta postulación.

La sola inscripción constituye la aceptación por parte de los participantes, de todos los términos contenidos en el presente documento, así como de todas sus modificaciones futuras. Por lo anterior, los participantes se obligan a consultar periódicamente y durante la vigencia del mismo, la página web en la cual quedará publicado estos este documento y las adendas o modificaciones que se efectúen.

La Cámara de Comercio de Cali, el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación e Inventta podrán, a su arbitrio y en cualquier momento, modificar lo dispuesto en este documento y los demás relacionados con el programa. Igualmente, podrán suspender de manera temporal o definitiva el proceso de inscripción, evaluación/o selección de soluciones, para lo cual notificarán a los participantes de los cambios, a través del mismo medio en que dieron a conocer estos términos.

La información que los participantes compartan no constituye una oferta comercial y no implica ninguna obligación para los organizadores o las empresas de aceptar y de desarrollar alguna o todas las propuestas recibidas.

Los organizadores no serán responsables por cualquier pérdida indirecta, económica o consecuente o por cualquier pérdida de beneficios, pérdida de negocio, pérdida de contratos, pérdida de uso o pérdida de reputación de los participantes.

15.PREGUNTAS FRECUENTES

¿Pueden presentar más de una solución a cada reto?

Sí, si el postulante tiene diferentes soluciones para el mismo reto, puede registrarlas de forma individual o en una misma propuesta, de acuerdo con lo que en su criterio sea la mejor opción para dar solución al reto.

¿Pueden presentar soluciones a todos los retos?

Sí, un mismo postulante puede presentar soluciones a diferentes retos.

¿Qué se debe hacer si se carga una solución y se quiere cargar una versión actualizada?

Si el postulante quiere actualizar una solución que ya ha cargado, debe volver a registrarse en el formulario de inscripción y en la descripción de la propuesta debe aclarar que la nueva versión actualiza la versión anterior.

En este caso, se evaluará la versión que tenga fecha y hora de cargue más reciente.

¿Quién es propietario del documento de propuesta que se presente?

El propietario del documento de propuesta es el postulante, sin embargo, se recuerda NO incluir información considerada sensible o confidencial.